Почему нельзя начинать внедрение 1С:ERP с регламентированного учета

Почему мы не рекомендуем начинать внедрение ERP-решения на базе 1С:ERP 2 с внедрения регламентированного учета?

В настоящее время мы достаточно часто сталкиваемся с проектами, которые стартовали с внедрения регламентированного учета, то есть на предприятии была поставлена задача автоматизировать основные существующие бизнес-процессы с помощью ERP-системы и в качестве области первоначальной автоматизации был выбран регламентированный учет.
К сожалению, но вполне ожидаемо, большинство проектов, которые стартовали с внедрения регламентированного учета не приводят к результату. Мы сталкиваемся с этим, когда на стадии внедрения они заходят в тупик, либо возникают жесткие конфликты между исполнителем и заказчиком.

Предприятия, изначально планировавшие автоматизацию, понимают, что они больше не хотят продолжать проект тем образом, которым они реализовывали его раньше, либо с тем подрядчиком, с которым они работали ранее по причине некой неудовлетворенности результатами проекта. Тем не менее, чаще всего дело вовсе не в недостатке компетенций подрядчика, не в какой-то специфике предприятия, а банально, в неверно выбранной стратегии автоматизации, когда проект начинается с автоматизации регламентированного учета.

Попробуем рассмотреть это все в контексте четырех пунктов.

Во-первых, мы рассмотрим существующую концепцию регламентированного учета в 1С:ERP 2.
Как в ERP организован регламентированный учет, какие есть ключевые моменты и аспекты в 1С:ERP, на что стоит обращать внимание.

Во-вторых, мы посмотрим, почему в качестве начальной очереди автоматизации чаще всего выбирается регламентированный учет. На самом деле это достаточно просто, но нам хотелось бы на этом акцентироваться.

Далее мы разберем, какие требования система регламентированного учета предъявляет к нормативно-справочной информации, и попытаемся разобрать другие причины неудачи проектов, стартующих с автоматизации регламентированного учета.

В конце скажем пару слов о том, как именно мы рекомендуем внедрять 1С:ERP, и какое место в этом внедрении занимает очередь регламентированного учета.

Для начала мы разберем с вами существующие методики регламентированного учета в программе 1С:ERP.

Как мы с вами знаем, в программе продукта 1С:ERP существует большое количество различных областей автоматизации. Регламентированный учет – одна из них. Когда мы переходим на закладку «Регламентированный учет» в программном продукте, это нам дает очень мало информации, потому что мы видим ограниченное количество операций.

2.png


В частности, мы видим операции по основным средствам, по нематериальным активам, по лизингу. Мы видим формирование неких отчетов, регламентированные отчеты и вспомогательные операции такие, как сверки ЕГРЮЛ, письма, уведомления и так далее. Видим дополнительные анализирующие отчеты, но больше мы не видим ничего из того, что касалось бы регламентированного учета. В данном случае нам не вполне понятно, как именно система формирует проводки регламентированного учета.

На самом деле, внедряя 1С:ERP и планируя автоматизировать регламентированный учет, в первую очередь необходимо понимать одну очень важную вещь. Как и во многих других программных продуктах 1С, данные регламентированного учета являются результатом формирования документов. Но в отличие от продуктов 1С прошлого поколения, например, 1С:УПП, тем более, продуктов, предназначенных для регламентированного учета, таких как 1С Бухгалтерия в 1С:ERP 2 встройка формирования регламентированного учета выполняется на более высоком уровне. Мы подразумеваем не более детальный уровень, а наоборот, более приближенный к неким базовым настройкам.

Обратите внимание вот на что, для того, чтобы определить, как именно система будет формировать проводки по регламентированному учету, мы должны настроить счета учета. Счета учета у нас привязываются к конкретным разделам учета: «Номенклатура», «Комиссионная номенклатура», «ТМЦ в эксплуатации», «Денежные средства», «Расчеты с партнерами», «Производство» и так далее. Кроме этого мы должны определить настройки этих счетов в привязке не только к конкретным областям деятельности, но и в привязке, например, к конкретным товарам либо конкретным складам.

Что здесь важно? Если в 1С:Бухгалтерии можно применять настройки к различным элементам справочников, то здесь мы должны понимать, что указав эти настройки в 1С:ERP, дальше мы не будем иметь возможности менять их в документах. В документе поступления товаров и услуг мы не сможем выбрать на какой счет мы будем относить номенклатуру. Система автоматически возьмет счет из раздела «Номенклатура» из указанного счета для конкретной группы настроек учета, которую мы привяжем к конкретной номенклатуре. Для того чтобы ее изменить, мы должны будем либо поменять ее и перепровести документ, либо внести ручное изменение проводок, что не повлияет на логику расчета, а повлияет только на формирование бухгалтерской отчетности и баланса.

3.png


 Нужно понимать, что основные движения, которые у вас формируются большей частью ваших первичных документов, в системе формируются по этим разрезам. По разрезам счетов учета, по разрезам различных групп документов. Система в данном случае будет ориентироваться именно на эти настройки. Очень важно сказать, чтобы  в системе еще больше отделить концепт регламентированного учета от управленческого - формирование документов регламентированного учета в базовой настройке формируется с помощью некого регламентного задания либо специализированной обработки, а не при проведении документа. Систему можно перенастроить таким образом, чтобы эти проводки формировались при проведении документа. Но фирма 1С, создав в базе подобную настройку, изначально хотела сказать, что регламентированный учет не связан напрямую с данными управленческого учета и является неким выходом, похожим на трансформацию МСФО, когда мы берем существующие движения документа и трансформируем их в определенные проводки в соответствии с выбранной аналитикой.

Для чего нужна закладка «Регламентированный учет»?

Существует ряд операций, которые присутствуют в уточненном виде только в регламентированном учете. Например, в управленческом учете у нас нет такого понятия, как «Основные средства» или «Нематериальные активы». Там есть просто понятие «Активы», и мы можем сами решить, что с этими активами делать: списывать, хранить, амортизировать либо что-то еще.
В регламентированном учете мы предназначаем активы в некую категорию, например, «Основные средства» и, в зависимости от этой категории дальше принимаем решение, что мы будем с этими активами делать. Например, начислять по ним амортизацию, если это основные средства или если это нематериальные активы, либо хранить их, если эти активы не требуют начисления амортизации, и потом будут списываться единовременно.

Почему мы уделяем этому так много внимания?
 
Мы хотим показать, что система сама по себе не говорит о том, что мы формируем данные регламентированного учета, бухгалтерии, либо данные по налоговому учету отдельно от всего остального. Эти данные являются выходом данных оперативного или управленческого учета, и для того, чтобы их сформировать мы должны предварительно сформировать документы оперативного либо управленческого учета.

Это же подтверждается, если мы откроем закладку «Регламентированный учет» и увидим здесь небольшое количество настроек с точки зрения того, какой объем операций мы хотим ввести в систему. Почему это важно? Потому, что нужно понимать, что для формирования проводок вам потребуется в системе отражать первичные документы. Именно в этот момент вы столкнетесь с трудностями. Вам придется понимать, каким образом вы эти первичные документы в системе хотите отражать, какие у них должны быть указаны настройки, как в них должны быть заведены те или иные элементы НСИ, начиная от настроек номенклатуры и заканчивая настройками статей затрат.

Если мы говорим о подсистеме «Производство», то параллельно вам нужно будет выбрать логику системы «Производство». Будете ли вы использовать заказы, этапы, модель производства 2.1. Приняв подобные решения, вы должны будете их обосновать, потому что после того, как вы эти решения примете и настроите систему в соответствии с этими решениями (а это означает обычно ввод достаточно большого количества НСИ), базовых справочников здесь будет уже порядка десятка. Всего в системе их несколько сотен.
После того, как вы настроите систему под выбранную вами логику, вы неожиданно можете выяснить, что ваша логика не совсем подходит вашему бизнесу, вам приходится делать кучу дополнительных телодвижений, либо покупать к ERP какой-то дополнительный функционал, который, не факт, что понадобился бы, выбери вы изначально правильную логику.

Что происходит, когда вы начинаете внедрение с регламентированного учета?

Чтобы не тратить время и деньги на настройку других разделов настраиваете их как придется, устанавливая галочки без особого продумывания какие именно настройки вам нужно установить в системе.
В качестве примера посмотрим раздел «Производство». Настроек здесь минимум. Сразу можно выбрать, будете ли вы использовать управление производством 2.01.или 2.2. Если будете использовать 2.2, будете ли вы вести планирование графика производства, будете ли вы обосабливать материалы, будете ли вы вести аналитический учет по группам продукции и так далее.

4.png


Таких настроек в каждом разделе учета присутствует достаточно большое количество. Если мы откроем раздел «Финансовые результаты контроля», мы увидим, что здесь их еще больше. Здесь мы должны будем выбрать, используем ли мы прочие расходы, используем ли мы группы настроек финучета, финансовый результат по направлениям деятельности и так далее.

Если мы будем торопиться (а мы будем торопиться, если начинаем с регламентированного учета, потому что настроить все остальное изначально без моделирования существующих процессов по другим очередям автоматизации таким, как оперативный учет, управленческий учет, расчет себестоимости, продажи, закупки, мы не сможем), в момент когда мы запустим регламентированный учет, мы можем выяснить, что какие-то операции нам делать неудобно, либо у нас нет возможности их делать, либо нужно дорабатывать систему.

В связи с этим при запуске системы с регламентированного учета мы в какой-то момент можем упереться в то, что нам нужно переделывать все базовые настройки, перемоделировать процесс. Однако, если решение присутствует в данном случае на поверхности, то возникает закономерный вопрос: «Почему большая часть внедрений начинается с регламентированного учета?» В данном случае все достаточно просто. Существующие компании–автоматизаторы, многие из них, начинали свой внедренческий опыт с автоматизации бухгалтерии на базе 1С Бухгалтерия. Соответственно, регламентированный учет – это то, в чем они имеют наиболее высокие компетенции.
Что большая часть специалистов делают, когда начинают проект автоматизации? В первую очередь вступают на почву, которая для них комфортна и удобна, на которой они чувствуют опору. Это регламентированный учет. «Мы бухгалтерию внедряли, мы, конечно, сможем ее автоматизировать на любом продукте, включая 1С:ERP».

В этом их роковая ошибка потому, что бухгалтерия в 1С:ERP является не набором входных данных, а является выходом из всех остальных областей, и автоматизировать регламентированный учет не автоматизировав все остальные области и сделать это качественно, практически невозможно. В данном случае, несмотря на то, что это решение представляется комфортным и удобным, обычно его принимают только те компании, которые не имеют опыта автоматизации на платформе 1С:ERP и не понимают, с какими рисками они могут столкнуться, пытаясь изначально внедрить регламентированный учет.

5.png


Еще одним важным фактором является то, что каждая область учета предъявляет свои требования к базовым настройкам, в том числе и к нормативно-справочной информации.
Нужно понимать, что если вы начинаете автоматизацию с регламентированного учета, то требования к справочникам «Номенклатура» или «Соглашения» вы будете устанавливать, руководствуясь требованиями регучета. Что хочет «Регучет» от «Номенклатуры»? Да почти ничего. Он хочет, чтобы не было минусовых остатков, чтобы было легко и просто подбирать номенклатуру, чтобы было меньше рисков.

Что получается в итоге?

Очень часто получается отвратительная ситуация, когда структура справочника номенклатуры не является соответствующей основным требованиям мастер-данных. Это понятная, простая, прозрачная, управляемая структура с уникальными элементами и понятными принципами формирования наименования. То, как эта структура формировалась бы в PDM-системе, если эта PDM-система на предприятии есть, или если предположить, что она была бы. Формируется то, как ее видят бухгалтеры, глядя на накладные, которые они получают. Это подразумевает возможные дубликаты позиций под разными наименованиями.

Когда мы от этого пытаемся перейти к адекватному справочнику номенклатуры для других очередей, мы выясняем, что нам очень часто приходится переделывать половину справочника, сливать дубли, разделять из слитых позиций, наоборот, неодинаковые позиции просто потому, что у других функциональных очередей другие задачи, отличные от задач бухгалтерии. Они не хуже, не лучше, они просто другие. Поскольку все подсистемы пользуются одними и теми же справочниками, генерируя данные справочники это нужно учитывать.

Бухгалтерия предъявляет свои требования к справочникам. Эти требования местами простые, местами сложные, местами понятные, местами не очень понятные, но, в любом случае, вы должны четко и однозначно выбирать, какие из этих требований исполнять и синхронизировать с требованиями других очередей потому, что выхлоп от ERP-системы, которую вы внедряете, не должен ограничиваться функционалом бухгалтерии. Он должен быть более широким и закрывать потребности большинства подразделений и менеджмента организации.

Хотелось бы сказать о том, как мы рекомендуем внедрять 1С:ERP, и какое место в этом внедрении занимает очередь регламентированного учета.
В данном случае достаточно удобно посмотреть на перечень закладок в 1С:ERP, которые присутствуют здесь слева.

6.png


 Что характерно? Здесь функционал системы разделен по функциональным блокам, функциональным очередям. Нужно понимать, что часть из этих блоков выделена отдельно, а другая часть образует некие комплексы. Например, если мы возьмем эти четыре очереди: продажи, закупки, склад и доставка, то их можно объединить в так называемую цепь поставок. В нашем понимании именно это должно явиться базой и основой для автоматизации учетных процессов и управленческих процессов предприятия на базе 1С:ERP 2. Поскольку цепь поставок формирует  первоначальные движения материалов, сразу предъявляет определенные требования к нормативно-справочной информации, к номенклатуре, контрагентам, складам и так далее.

Сюда же, в цепь поставок, у нас прекрасно ложится часть раздела «Финансовые результаты и контроль», в который входит управленческий учет и расчет себестоимости. Как только мы на цепь поставок сверху накладываем финансовые показатели, стоимость материалов, суммы денежных средств, суммы взаиморасчетов, у нас на выходе получается прямая производственная себестоимость. Добавив туда различные финансовые услуги, либо просто какие-то формируемые услуги, которые создают дополнительные затраты, мы получим производственную себестоимость. Автоматизировать такие очереди, как регламентированный учет либо МСФО, на наш взгляд, имеет смысл либо после этого, либо одновременно с этим. Потому что получить полные корректные данные по регламентированному учету можно имея в системе полный комплекс документов.

Вводя в систему документы, вы должны четко понимать, как и по каким принципам вы дальше в ваших бизнес-процессах их будете использовать. Например, если вы возьмете подсистему «Производство» и начнете вести движение продукции, материалов, требование накладных, списание материалов и выпуски без диспетчирования этапов, вы столкнетесь с очень большим количеством разнообразных неудобств, начиная от необходимости вручную распределять каждый материал, и заканчивая необходимостью вручную заполнять эти списания вместо того, чтобы делать это по спецификации. Система подразумевает определенную цепочку взаимодействия документов. Эту цепочку нужно учитывать и поддерживать в непрерывном состоянии для того, чтобы получать максимально быстрый и максимально удобный доступ и возможность использовать функционал системы.

После этого, либо одновременно с регламентированным учетом можно внедрять функционал кадров и расчета зарплаты, CRM-маркетинга, бюджетирование и планирование и международного учета.
Нужно понимать, что функционал бюджетирования и планирования либо CRM-маркетинг независим от других функционалов, но если говорить про бюджетирование, вы не сможете собрать факт до тех пор, пока у вас нет в системе первичных документов. Если говорить по CRM, вы не сможете сформировать счета до тех пор, пока у вас нет понимания, как вы будете заводить системную номенклатуру, контрагентов, как вы будете формировать условия взаимодействия с клиентами и так далее.
Поэтому, на наш взгляд, наиболее рациональным предполагается внедрение системы, начиная с цепи поставок, с расчета себестоимости и только после этого, переходя к регламентированному учету и остальным очередям. Поскольку данный подход позволит более эффективно, более детально прорабатывать архитектуру, логику и нормативно-справочную информацию системы на начальном этапе минимизируя временные затраты на последующих этапах на возможную переделку системы.

На этом мы хотели бы завершить данную статью. Если у вас возникнут вопросы по поводу порядка автоматизации, либо по поводу более детальных пояснений какого-то из разделов, мы всегда готовы вам на них ответить.